FUENTE:apd.es
AUTOR:Sergi Monroy Lacasta
La RPA o automatización de procesos permite a las empresas mejorar la eficiencia y la productividad al poder automatizar tareas repetitivas y mecánicas. De esta forma, los empleados se centran en desarrollar otros trabajos que aportan un valor sustancial a los negocios.
Desde la industria 4.0, la automatización robótica de procesos se ha extendido a múltiples sectores y campos de trabajo. Y es que con la implementación de la RPA las organizaciones pueden reducir considerablemente la carga de trabajo, optimizar los recursos y maximizar el rendimiento, además de mejorar la experiencia de sus clientes.
¿Qué es RPA o Automatización Robótica de Procesos?
RPA (Robotic Process Automation) o automatización robótica de procesos es un software que automatiza tareas que harían los empleados para que estos se centren en llevar actividades de mayor impacto en las organizaciones. A partir de unas reglas establecidas, los bots de RPA pueden imitar y ejecutar procesos empresariales. Una automatización que se aplica de forma rápida y eficiente, con fiabilidad y precisión, y sin intervención humana.
La automatización robótica de procesos, ubicada dentro de la automatización industrial, favorece la optimización de la gestión empresarial e incrementa la eficiencia de las operaciones. Hablamos, por ejemplo, de procesos de finanzas, contabilidad o recursos humanos.
Beneficios de implementar la automatización de procesos o RPA
Los bots de RPA pueden interactuar con cualquier sistema o aplicación igual que lo haría una persona; pueden copiar y pegar, hacer cálculos, analizar correos electrónicos, extraer datos web, extraer datos no estructurados o conectarse a una API. Y dado que se pueden adaptar a cualquier interfaz, no es necesario cambiar los sistemas o aplicaciones existentes para implementar la automatización.
En este sentido, la RPA permite mejorar la eficiencia y la productividad en tareas repetitivas y mecánicas, de modo que los empleados se pueden centrar en otro tipo de trabajo. Si además se consigue combinar con tecnologías de Inteligencia Artificial de manera eficaz, la RPA o automatización robótica de procesos ofrece múltiples beneficios a las empresas:
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- Mayor productividad y precisión.
- Aumento de la velocidad de procesamiento.
- Menor dedicación a tareas repetitivas y mecánicas.
- Reducción de errores.
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- Ahorro de costes y optimización de los recursos.
- Trazabilidad en la ejecución de tareas rutinarias.
- Retorno rápido de la inversión.
- Integración de las distintas plataformas.
- Escalabilidad y flexibilidad.
- Mejora la experiencia de cliente.
- Conexión de los procesos administrativos y de atención al cliente.
Cómo integrar la RPA o automatización de procesos en tu empresa
La implementación de la RPA o Automatización de Robótica de Procesos se ha convertido en una herramienta esencial en la era de la digitalización. Mediante el aprendizaje automático o Machine Learning, los bots de RPA aprenden a aplicar una serie de acciones para poder imitar la ejecución humana de esas tareas.
Para implementar con éxito una RPA es necesario seguir estos pasos. A partir de cada uno de ellos, con el software RPA podrás ejecutar automáticamente las transacciones que le han sido asignadas, trabajar los datos y colaborar con otros sistemas.
- Identificar qué es RPA y sus aplicaciones en la automatización de actividades manuales rutinarias.
- Detectar procesos que se pueden automatizar como tareas repetitivas relacionadas con la incorporación y extracción de datos.
- Elegir la primera tarea para automatizar y marcar los criterios para valorar su efectividad.
- Probar una solución RPA para el proyecto elegido.
- Medir los resultados de la automatización de procesos para el proyecto en cuestión y analizar los costes de su implementación y mantenimiento.
- Elegir otro proyecto apto para ser automatizado y repetir el proceso.
Los bots RPA se pueden programar, clonar, personalizar y compartir para ejecutar procesos empresariales en toda la organización, y se integran de forma poco invasiva con cualquier aplicación existente.
Pero también es importante recordar que los RPA no aprenden ni piensan por sí mismos. Es decir, no son capaces de gestionar de forma autónoma las excepciones que puedan suceder. Son, por lo tanto, los usuarios expertos los que deben implementar todas las reglas de los procesos.
¿Qué procesos se pueden automatizar con la RPA?
Gracias a la automatización de procesos, la RPA es una tecnología efectiva para reducir o eliminar carga de trabajo en tareas repetitivas y mecánicas. Este tipo de actividades son comunes en áreas financieras o de recursos humanos, entre otros departamentos que llevan a cabo trabajos de back-office. Veamos más concretamente cuáles son los principales usos de la RPAs:
Incorporación de nuevos empleados
A través de la RPA, se pueden automatizar funciones como dar de alta a un empleado en la base de datos, crear todas las cuentas necesarias de email, permisos, gastos, imputación de horas, etc. Con la automatización de procesos, se reúne y gestiona toda la información de forma automática, a la vez que se reduce la documentación en papel.
Extracción de datos web
Con la tecnología RPPA se pueden automatizar búsquedas, guardar datos extraídos y compararlos para tomar decisiones empresariales. Sin duda, una forma mucho más ágil y efectiva de recopilar información en la web y de filtrar la que sea más significativa para el negocio.
Atención al cliente
Los bots de RPA ofrecen una respuesta rápida y una solución eficiente a los clientes. Esto es así porque ofrecen la posibilidad de ordenar y segregar las consultas en categorías. Por ejemplo, si el cliente tiene una consulta para el área financiera, el sistema de automatización puede dirigirle directamente a los servicios indicados para resolver su petición.
Procesamiento de facturas
Una de las tareas más tediosas para los departamentos de contabilidad es la gestión y tramitación de facturas y presupuestos. En este sentido, la automatización agiliza el procesamiento de estos datos, desde la recepción hasta el pago. ¿El resultado? Se optimiza el tiempo y la eficiencia en los equipos de trabajo. Con lo que se evitan retrasos y, por ende, mejora la experiencia del cliente.
Procesamiento de datos en RRHH
También en los departamentos de Recursos Humanos, la RPA o automatización de procesos permite recopilar y organizar toda la información referente a historial de empleado, nómina, reembolsos, etc., optimizando los flujos de trabajo en el área de gestión de personas.
Actualización de datos en CRM, ERP u otros
Otra de los usos de la RPA es la posibilidad de evitar la duplicidad de datos en diferentes sistemas de gestión de clientes, al tiempo que se actualizan nuevos datos o entradas. Una automatización especialmente útil en el control de stock y gestión de inventarios.
Alta de distribuidores, cliente o empleados
La RPA permite cumplimentar los formularios de alta o registro de varios sistemas y automatizar la lectura de datos. De esta forma se pueden actualizar fácilmente datos de distribuidores, clientes y de los propios trabajadores de la empresa, sin recurrir al método manual.
En definitiva, la RPA o Automatización Robótica de Procesos es un software clave para implementar nuevas formas de trabajo más eficientes y productivas. A través de esta tecnología, los profesionales pueden delegar las tareas más mecánicas y repetitivas para poner el foco en labores más complejas y estratégicas que aporten un valor real a las organizaciones.
